對于任何大規(guī)模的會議規(guī)劃方案，會議管理可以分為五個步驟：會前準備、會議開始、會議進展、會議總結和后續(xù)實施。俗話說，會議管理是核心，活動管理是目標。因此，要想成功舉辦一次大型會議，關鍵是要在會議前期做好計劃。

所謂成都會議策劃，就是一個資源整合和配置的過程，是在控制會議風險的基礎上，使會議取得***效果的。要開一個好的會議，風險控制應該及早進行。會議中最可能出現(xiàn)的錯誤是在不同的會議階段有不同的表現(xiàn)。例如：

會前準備：會議主題、日程安排、任務分配不明確，與會人員目標不明確，與會人員準備不充分。

會議開始：會議程序過于復雜冗長，主持人能力有限，主題隨意變化，與會人員水平參差不齊。

會議進展：會議討論被動、枯燥，甚至超出議題范圍，會議進程緩慢，往往表現(xiàn)為沒有決定。

會議紀要：會議效果不明顯，工作安排不針對性強，沒有明確的會議紀要。

跟蹤落實：往往是結束了，沒有及時有效的跟蹤工作和信息反饋。

會議本身是一種非常重要的管理工具和手段。通過會議計劃，我們可以嚴格檢查會議的所有細節(jié)。與項目管理一樣，需要持續(xù)的監(jiān)控、調(diào)整和跟蹤，以確保項目及時、順利完成。例如，會議籌備的策劃包括會議目標的確定、與會者的選擇、會議時間的選擇、會議地點的選擇、會議議程的制定、會議通知的分發(fā)等。