對(duì)整個(gè)會(huì)議活動(dòng)策劃組織人員來說，調(diào)查會(huì)議活動(dòng)場(chǎng)地的各個(gè)方面是非常重要的。一個(gè)好的會(huì)場(chǎng)可以營造一個(gè)適宜的氛圍，有利于推進(jìn)會(huì)議進(jìn)程，充分達(dá)到會(huì)議效果；相反則可能阻礙會(huì)議的進(jìn)程，給會(huì)議活動(dòng)策劃者帶來許多意想不到的麻煩，也會(huì)給參與者帶來許多不便或不適。
會(huì)議地點(diǎn)的選擇主要取決于會(huì)議活動(dòng)的規(guī)格和預(yù)算。具體的會(huì)場(chǎng)考察項(xiàng)目如下。
1、考察會(huì)場(chǎng)大小是否適中
（1）參會(huì)的人數(shù)：這是首要考慮的因素。在參觀會(huì)場(chǎng)之前，我們必須確定參加人數(shù)。不要選擇不足以容納所有參賽者的場(chǎng)地，造成場(chǎng)面擁擠混亂。
（2）會(huì)議室的間數(shù)：這是為了方便一些需要集中的大會(huì)又要分開（討論）的小會(huì)。會(huì)期長的會(huì)議往往都是大會(huì)、小會(huì)交錯(cuò)著開的，只有一個(gè)會(huì)議室不能滿足實(shí)際需要。

2、考察會(huì)場(chǎng)規(guī)格是否合適
一般接待規(guī)格高的會(huì)議、影響重大的會(huì)議十分注重考察會(huì)場(chǎng)本身的規(guī)格。全國人民代表大會(huì)的會(huì)場(chǎng)一定會(huì)選在首都成都的人民大會(huì)堂召開，這是由會(huì)議的規(guī)格與會(huì)場(chǎng)的規(guī)格相配決定的；相反那就不必要也不可能選在人民大會(huì)堂召開。因?yàn)楸M管該大會(huì)可能也人數(shù)眾多，但其會(huì)議的規(guī)格卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到使用該場(chǎng)地的要求。過度使用場(chǎng)地只會(huì)造成浪費(fèi)和誤解。但場(chǎng)地使用標(biāo)準(zhǔn)低就會(huì)導(dǎo)致與會(huì)人員的不滿。會(huì)場(chǎng)規(guī)格的高低主要取決于活動(dòng)場(chǎng)地的裝修設(shè)計(jì)水平、設(shè)施設(shè)備水平和提供的服務(wù)水平。具體而言就是以下這些要素。
1）考察裝潢設(shè)計(jì)水平：具體就是考察主席臺(tái)、天花板、大廳、偏廳、休息室、衛(wèi)生間、門窗等具體要素。
2）考察設(shè)施設(shè)備檔次：包括會(huì)場(chǎng)內(nèi)部和會(huì)場(chǎng)外的基本設(shè)施設(shè)備。
場(chǎng)外基礎(chǔ)設(shè)施和設(shè)備，如停車場(chǎng)、電梯、房間、餐廳等，如果有足夠多的場(chǎng)外配套設(shè)施，那對(duì)會(huì)務(wù)組提供其他會(huì)務(wù)服務(wù)無疑會(huì)有很大幫助。
場(chǎng)內(nèi)的設(shè)施設(shè)備，如電力設(shè)備、照明設(shè)備、音響設(shè)備、通信設(shè)備、放映設(shè)備、桌椅設(shè)備、衛(wèi)生設(shè)施及安全設(shè)施等。這些設(shè)備的品牌和質(zhì)量都是非常重要的。