會(huì)議策劃人員如何確定會(huì)期的長(zhǎng)短：會(huì)期是指整個(gè)會(huì)議所需要的時(shí)間的長(zhǎng)短。會(huì)期主要是按照會(huì)議議程的多少來(lái)安排，可以安排半天、一天、三天、五天不等。
“會(huì)期適中”是指會(huì)期安排能夠滿足完成所有議程的要求，不拖沓也不緊張；然后還有每次集會(huì)應(yīng)有的時(shí)間限制，最佳的時(shí)間范圍是在2個(gè)小時(shí)內(nèi)，若超過(guò)這個(gè)時(shí)限，應(yīng)安排會(huì)間休息。成都成都活動(dòng)策劃公司認(rèn)為一般需要根據(jù)以下要素來(lái)決定會(huì)期的長(zhǎng)短。
一是要看會(huì)議的議題有多少。議題較多時(shí)，會(huì)期可以安排的長(zhǎng)些；議題比較少時(shí)，會(huì)期可以安排的時(shí)間短一些。當(dāng)然某些性質(zhì)比較特殊的會(huì)議除外。通常情況下一次會(huì)議的議題要安排適宜，確保大家能夠充分的進(jìn)行討論和發(fā)表意見(jiàn)，并且還可以能夠高效率地利用時(shí)間解決問(wèn)題。安排會(huì)議活動(dòng)議題的技巧如下：
▲一個(gè)主要議題和一兩個(gè)小議題的搭配安排。把同類性質(zhì)的議題一起提交給會(huì)議討論。
▲適當(dāng)準(zhǔn)備一些后備議題，方便在會(huì)議進(jìn)展順利、時(shí)間充裕的情況下供會(huì)議人員進(jìn)一步討論。
▲是看議程的簡(jiǎn)繁。不同性質(zhì)的會(huì)議有不同的會(huì)議程序。議程的繁簡(jiǎn)也會(huì)影響會(huì)期的長(zhǎng)短，必須納入考慮范圍。
二是考慮松緊適度。會(huì)議議程和日程不宜安排得過(guò)密過(guò)緊，但也不要拖沓散漫，會(huì)議活動(dòng)策劃人員必須要學(xué)會(huì)靈活安排，同時(shí)還要注意預(yù)留一點(diǎn)時(shí)間，以應(yīng)對(duì)臨時(shí)狀況或特殊情況。
商定了會(huì)議時(shí)間又確定了會(huì)期長(zhǎng)短后，大會(huì)的組織者才便于安排落實(shí)具體的會(huì)議日程，同時(shí)也便于在會(huì)議通知中寫明，使與會(huì)人員能有計(jì)劃地安排、協(xié)調(diào)好其間的工作。