??（一）擬定會(huì)議的基本要素，如名稱、議題、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等。

（二）成立會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)，如有必要可對(duì)工作人員進(jìn)行分組。

會(huì)務(wù)組：負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)組織、會(huì)場布置、會(huì)議接待簽到等會(huì)議的組織、協(xié)調(diào)工作。

秘書組：負(fù)責(zé)擬寫會(huì)議方案，準(zhǔn)備各種會(huì)議文件和資料，做好會(huì)議記錄，編寫會(huì)議紀(jì)要、簡報(bào)等工作。
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接待組：負(fù)責(zé)生活服務(wù)、交通疏導(dǎo)、醫(yī)療服務(wù)等工作。

宣傳組：負(fù)責(zé)會(huì)議的錄音錄像、娛樂活動(dòng)、照相服務(wù)和對(duì)外宣傳報(bào)道。

財(cái)務(wù)組：負(fù)責(zé)會(huì)議經(jīng)費(fèi)的統(tǒng)籌使用和收費(fèi)、付帳工作。

保衛(wèi)組：負(fù)責(zé)防火、防盜、人身安全和財(cái)務(wù)安全、保密工作。

（三）制訂會(huì)議預(yù)算

1．會(huì)議經(jīng)費(fèi)的的構(gòu)成

（1）交通費(fèi)用

（2）會(huì)議室費(fèi)用

（3）住宿費(fèi)用

（4）餐飲費(fèi)用

（5）旅游費(fèi)用

（6）設(shè)備視聽費(fèi)用

（7）宴請(qǐng)及演出費(fèi)用

（8）培訓(xùn)費(fèi)或講演費(fèi)

（9）預(yù)計(jì)外支出

2．會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算的原則

（1）科學(xué)合理

（2）總量控制

（3）確保重點(diǎn)

（4）精打細(xì)算

（5）留有余地

3．會(huì)議經(jīng)費(fèi)的籌措途徑

（1）行政事業(yè)經(jīng)費(fèi)劃撥

（2）主辦者分擔(dān)

（3）與會(huì)者分擔(dān)個(gè)人費(fèi)用

（4）社會(huì)贊助

（5）轉(zhuǎn)讓無形資產(chǎn)使用權(quán)

第二節(jié) 擬定會(huì)議議程、日程與程序

一、會(huì)議議程

會(huì)議議程是會(huì)議主要活動(dòng)的安排順序，它主要是對(duì)議題性活動(dòng)的程序化，即將會(huì)議的議題按討論、審議和表決的次序編排起來并固定下來，反映議題的主次、輕重、先后。
??會(huì)議議程起著維持會(huì)議秩序的作用。

二、會(huì)議日程

會(huì)議日程是把一天中會(huì)議議程規(guī)定的各項(xiàng)活動(dòng)按單位時(shí)間具體落實(shí)安排，它不僅細(xì)化圍繞會(huì)議議題的全部活動(dòng)，還包括會(huì)議過程中其他的輔助活動(dòng)，如聚餐、參觀、考察、娛樂等等。

日程是表明會(huì)議發(fā)展的進(jìn)程，同時(shí)也是對(duì)完成各項(xiàng)議程需要時(shí)間的預(yù)測和必要的限制，以提高會(huì)議的效率。
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