1、桌椅，名牌，茶水。桌椅是最基本的設(shè)備，如果參加會(huì)議的人數(shù)較多，一般應(yīng)采用報(bào)告型，不需要準(zhǔn)備座位牌，如果參加會(huì)議的人比較少，一般采用圓桌型，并且要制作座位牌，即名牌，讓與會(huì)人員方便就座。

2、簽到簿，名冊，會(huì)議議程。簽到簿的作用是幫助了解到會(huì)人員的多少，分別是誰，一方面使會(huì)議組織者能夠查明是否有人缺席，另一方面能夠使會(huì)議組織者根據(jù)簽到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名冊可以方便會(huì)議的主席和與會(huì)人員盡快地掌握各位參加會(huì)議的人員的相關(guān)資料，加深了解，彼此熟悉。

3、黑板，白板，筆。在有的場合，與會(huì)人員需要在黑板或者白板上寫字或畫圖，從而說明問題，雖然視聽設(shè)備發(fā)展得很快，但是傳統(tǒng)的表達(dá)方式依然受到很多人的喜愛，而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點(diǎn)。

4、各種視聽器材。投影儀、幻燈機(jī)、錄像機(jī)、鐳射指示筆或指示棒等視聽設(shè)備，給人們提供了極大的方便。在召開會(huì)議前，必須先檢查各種設(shè)備是否能正常使用，如果要用幻燈機(jī)，則需要提前做好幻燈片。錄音機(jī)和攝像機(jī)能夠把會(huì)議的過程和內(nèi)容完整記錄下來，有時(shí)需要立即把會(huì)議的結(jié)論或建議打印出來，這時(shí)就需要準(zhǔn)備一臺(tái)小型的影印機(jī)或打印機(jī)。

5、資料、樣品。如果會(huì)議屬于業(yè)務(wù)匯報(bào)或者產(chǎn)品介紹，那么有關(guān)的資料和樣品是必不可少的。西安會(huì)議策劃公司認(rèn)為比如在介紹一種新產(chǎn)品時(shí)，單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的，如果給大家展示一個(gè)具體的樣品，結(jié)合樣品一一介紹它的特點(diǎn)和優(yōu)點(diǎn)。

1、首先，開會(huì)的時(shí)候自己要準(zhǔn)備兩套自我介紹，根據(jù)當(dāng)時(shí)的氛圍自己去抽出其中一個(gè)自我介紹來介紹自己這個(gè)是必要的，然后要在開會(huì)之前弄懂這次開會(huì)的這些朋友關(guān)心什么？就是他們最關(guān)心的問題是什么。然后針對最關(guān)心的問題自己做一些相應(yīng)的準(zhǔn)備。

2、開會(huì)之前想法設(shè)法了解一下開會(huì)人的背景，就是他們每個(gè)人的背景如何。是否相同？當(dāng)然相同不相同決定著您準(zhǔn)備開會(huì)內(nèi)容的多與少，一個(gè)有成果有結(jié)果的會(huì)議是離不開準(zhǔn)備與預(yù)開的，總之自己得再開會(huì)前了解這些朋友的背景，然后了解背景才能將第一步的自我介紹更貼切的講出來。

3、第三步就是會(huì)前的一些工作，例如會(huì)議是下午三點(diǎn)開，那您就得知道參加會(huì)議的朋友什么時(shí)間過來參加。如果他們對于您來說比較重要的話，那還得抽出時(shí)間去接見，在中國這個(gè)就是傳統(tǒng)的禮節(jié)，所以您是否要在早上十點(diǎn)左右跟他通個(gè)話，問參加會(huì)議的時(shí)間，這個(gè)是必做的工作。

4、接下來的兩個(gè)問題也很重要，就是要搞懂他們來參加會(huì)議的終極目的，針對于他們?yōu)槭裁磪⒓訒?huì)議，此次會(huì)議的核心要說明什么東西，把會(huì)議核心找出來。

針對會(huì)議的核心下功夫準(zhǔn)備，小編有一次在創(chuàng)業(yè)的時(shí)候和同伴開會(huì)，趕到杭州的時(shí)候，因?yàn)槁飞霞?，就沒有做準(zhǔn)備，導(dǎo)致會(huì)上很尷尬，所以小編很失敗，希望大家可以做足準(zhǔn)備。

5、然后再就想最后一個(gè)問題，我能為他們提供點(diǎn)什么，因?yàn)槿魏稳硕枷氡环?wù)，被尊重，所以只要您把這個(gè)問題做足了，您的這場會(huì)議就是成功的。會(huì)議結(jié)束時(shí)，他們想獲得的結(jié)果也就可能是圓滿的，那這場會(huì)議又開成功了。?

確保會(huì)議順利召開的前提：

1、確定議程：

辦公室第一時(shí)間要明確在會(huì)議主題，這需要會(huì)前公司領(lǐng)導(dǎo)或者會(huì)議主持研究決定。首先是辦公室負(fù)責(zé)人要和公司領(lǐng)導(dǎo)們進(jìn)行研討，決定開會(huì)的議題。

2、確定時(shí)間、地點(diǎn)及參會(huì)人員：

要召開會(huì)議就必須確定召開會(huì)議的時(shí)間，避免領(lǐng)導(dǎo)們沒有時(shí)間參會(huì)；根據(jù)會(huì)議的規(guī)模和議題確定開會(huì)的地點(diǎn)和參會(huì)人員。

3、通知參會(huì)：

對于參會(huì)人員要提前通知參會(huì)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容，對于暫時(shí)無法聯(lián)系上的人員和因故不能參加會(huì)議的要做出備注說明，之后要統(tǒng)一向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

4、準(zhǔn)備參會(huì)資料：

會(huì)前一定要和領(lǐng)導(dǎo)溝通好會(huì)務(wù)材料的準(zhǔn)備工作及其主要側(cè)重點(diǎn)，努力起草好會(huì)議文件以及領(lǐng)導(dǎo)的主持詞以及講話稿。