會議預(yù)案包括：會名、會期、會場、與會者的資格（選舉、指定、特邀、列席）與名單、會議票證、籌備處內(nèi)部的職責(zé)分工及工作人員的調(diào)配、會場布置、會議議程，如有選舉、發(fā)獎、攝影、錄像等項(xiàng)，也應(yīng)列入預(yù)案。
會議通知的擬議與分發(fā)必須及時(shí)。重要會議在發(fā)出通知后還要跟蹤落實(shí)，以了解對方能否如期出席會議。第四，會前檢查。這包括對預(yù)案執(zhí)行情況的匯報(bào)檢查和現(xiàn)場檢查的兩種方式。
匯報(bào)檢查主要由籌備工作負(fù)責(zé)人向會議主持人或主要領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)全面的準(zhǔn)備情況及存在的問題，重點(diǎn)是會議文件材料?，F(xiàn)場檢查重點(diǎn)在于會場的布置和安全保衛(wèi)工作。第五，會議進(jìn)行時(shí)的具體服務(wù)。包括會間制度，如簽到制度、候會制度、會議的記錄、簡報(bào)的編寫與印發(fā)等。