理想的會議效果，是所有會議組織者追求的目標(biāo)。會議組織機(jī)構(gòu)都要為會議的舉辦提供必要的條件，如資金、人員等；并設(shè)立一定的目標(biāo)，如參會的目標(biāo)群體人數(shù)、盈利數(shù)額、某種宣傳效果等。會議組織者追求的目標(biāo)，就是在一定的條件下或一定的預(yù)算范圍內(nèi)，設(shè)法使會議的效果最佳化。我們說，組織一個會議，在選擇酒店時不是簡單的花錢花到位這么回事。要選擇適合的會議場所，必須依據(jù)當(dāng)?shù)乜商峁┑臅h資源狀況及該會議的程序、預(yù)計的與會人數(shù)、與會人員的背景情況，以及最重要的會議目的、目標(biāo)和與會者的偏好等因素綜合考慮，有差異地選擇最優(yōu)方案。 會議室的面積和數(shù)量 會議分不同的類型，單就這一點就要按需求來差異化地選擇酒店。在組織一個會議時，先確定會議類型、人數(shù)，然后考慮會議室的類型和面積。比如，有的對話峰會在不同的分場地同時進(jìn)行，既要考慮峰會適合什么樣的會議室，又要考慮會議室的數(shù)量。會議室的面積也十分重要，須注意的是會議酒店往往看客下菜，不按實際容納人數(shù)報，大會議他們往往超報，導(dǎo)致會議期間會議室擁擠不堪。 會議室的配置 根據(jù)會議的類型、與會人員的使用語言以及具體要求，在選酒店時要考慮其設(shè)備情況以減輕會議組織者自身的工作量。要選擇備有相應(yīng)設(shè)備的會場，含音響、投影儀、同聲翻譯系統(tǒng)、視頻會議系統(tǒng)等，部分特殊的設(shè)備可以根據(jù)會議要求提前租賃。拿投影儀來說，現(xiàn)代的會議室在使用過程中大都免費提供一般投影儀，而一般的國際或商務(wù)會議中，會議室內(nèi)提供的設(shè)備遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足會議在數(shù)量與質(zhì)量上的要求，這時就需要單獨租賃，很多時候還要配合等離子、液晶或LED顯示屏等混合使用。值得注意的是，在租賃時應(yīng)對設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求(通常可向?qū)I(yè)的會議服務(wù)公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比)，否則可能影響會議的進(jìn)行。 酒店住宿 對于會議而言，住宿費可能是主要的開支之一，于是也就有了對客房的要求，簡單點說就是滿足與會嘉賓的用房量及其對住房舒適程度的需求。找專業(yè)的會議服務(wù)商通常能獲得較好的折扣。正常的住房費除與酒店星級標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外，還與客房內(nèi)開放的服務(wù)項目有關(guān)——譬如客房內(nèi)的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)是否開放有關(guān)。會議組織者應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開放的服務(wù)項目及范圍，再決定如何差異化地選擇。 餐飲 餐飲也是需考慮的一個重要部分。會議的餐飲主要有早餐、午餐、酒水及服務(wù)費、會場茶歇、聯(lián)誼酒會等形式，要根據(jù)不同形式的組合來實施預(yù)算，經(jīng)比較篩選后選擇酒店。一般會議的正餐是午餐，可以采取人數(shù)預(yù)算(自助餐形式)，或按桌預(yù)算(圍桌式形式)。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數(shù)量的服務(wù)費用。 酒店與交通中心的距離 會議的與會者來自全國各地，選擇酒店也要將一些重大交通中心(機(jī)場、火車站)與酒店之間的距離、兩地之間的暢通程度等納入?yún)⒖挤秶?。此外，須了解酒店所在地的相關(guān)功能設(shè)施是否完備，如商場等。如果與會者大都可以驅(qū)車前往會議場所，位于市郊的酒店往往是大受歡迎的。 酒店的服務(wù) 酒店本身的服務(wù)范圍和服務(wù)質(zhì)量也是會議組織者參考的重點，一個成熟的會議酒店往往也能很快獲知客戶的需求并迅速做出安排。安排車輛接送機(jī)，為參會嘉賓安排停車位等都是會務(wù)中涉及的常務(wù)工作。 進(jìn)行會議酒店的選擇，前提是確定會議細(xì)節(jié)，然后制作有一張可供比較的酒店清單。確定好具體酒店以后，如條件允許，最好親臨現(xiàn)場進(jìn)行考察，做出最終的選擇和認(rèn)定。