舉辦一場成功的發(fā)布會活動，在前期的活動策劃方案以及活動的準(zhǔn)備工作是必不可少的。為了讓新聞發(fā)布會更具影響以下為您提供幾點(diǎn)參考。新聞發(fā)布會涉及到的事情大同小異，一般來說，包括這幾大部分：  

1、活動策劃與主題確定  

2、節(jié)目策劃與議程安排  

3、資料準(zhǔn)備  

4、與會人員邀請、溝通與確定  

5、時(shí)間、場地落實(shí)與場景布置  

6、產(chǎn)品展示、演示與信息發(fā)布  

7、現(xiàn)場氣氛控制  

一、清楚此次發(fā)布會所要達(dá)成的目標(biāo)，發(fā)布會的類型，以確定其規(guī)格、方向和基本風(fēng)格

本次發(fā)布會主要目的是通過新聞媒體向衛(wèi)生醫(yī)療界、公眾傳達(dá)企業(yè)新產(chǎn)品信息，傳達(dá)企業(yè)技術(shù)領(lǐng)先的形象，以及“促進(jìn)人類健康”的品牌形象。發(fā)布會的類型屬于信息發(fā)布，規(guī)格應(yīng)當(dāng)較高。因?yàn)槭瞧髽I(yè)的信息發(fā)布，因此，不同于政治性強(qiáng)的會議，基本風(fēng)格不應(yīng)太嚴(yán)肅，正式規(guī)范中有活潑。  

二、成立籌委會，組織相關(guān)的人員，確定組織、人員保障

一個(gè)發(fā)布會牽涉到方方面面，各項(xiàng)工作相互鏈接，相互聯(lián)系，彼此交叉，必須統(tǒng)籌安排，多管齊下，同時(shí)進(jìn)行，僅憑一己之力，殊難完成。組織、溝通和協(xié)調(diào)非常重要。  

從這個(gè)發(fā)布會來看，主要的工作可以分為幾大塊：活動策劃與資料準(zhǔn)備、官員專家邀請與溝通、新聞媒體的邀請與溝通、經(jīng)銷商的邀請與溝通、產(chǎn)品講解與展示、后勤與會務(wù)、現(xiàn)場布置等，建立組織應(yīng)該按照事情而定。  

三、建立組織的原則

專業(yè)原則

專業(yè)的人做專業(yè)的事，知人善任。比如，經(jīng)銷商的溝通，市場銷售部門是對口部門。其中，專家、官員溝通一般要公關(guān)負(fù)責(zé)人、企業(yè)高層出面，不另設(shè)組。新聞界的溝通與資料的準(zhǔn)備都是公關(guān)部門人員的專業(yè)特長，故新聞界的溝通也不另設(shè)組

平衡原則

因事設(shè)組，每個(gè)組的工作量相對平衡

分工原則

分工應(yīng)該明確，職責(zé)分明，以防止互相推委的現(xiàn)象，另外，隸屬分工和橫向協(xié)作都要明確

扁平原則

一般在大型的活動中有多層次的“金字塔”結(jié)構(gòu)，但在中型的活動中，不宜層級大多，以保證靈活機(jī)動，人員不要太多，精干、高效為要

制度原則

盡管是臨時(shí)性組織，但一旦加入組織機(jī)構(gòu)，人員就應(yīng)受規(guī)章制度的約束。  在國內(nèi)，大多數(shù)記者不會提惡意刁難的問題，有時(shí)連善意刁難的問題都少涉及到，往往覺得太不精彩。事實(shí)上，提問能夠反映記者對會議內(nèi)容理解、把握的廣度和深度，是記者站在大眾的立場提出爭議點(diǎn)、重點(diǎn)、難點(diǎn)和大眾關(guān)心的“點(diǎn)”，更有助于傳播。  

發(fā)布會前一般會準(zhǔn)備記者答問備忘提綱，并在事先取得一致意見，尤其是主答和輔助答問者要取得共識。  

在發(fā)布會的過程中，對于記者的提問應(yīng)該認(rèn)真作答，對于無關(guān)或過長的提問則可以委婉禮貌地制止，對于涉及到企業(yè)秘密的問題，有的可以直接、禮貌地告訴它是企業(yè)機(jī)密，一般來說，記者也可以理解，有的則可以委婉作答。不宜采勸無可奉告”的方式。對于復(fù)雜而需要大量的解釋的問題，可以先簡單答出要點(diǎn)，邀請其在會后探討。  

整個(gè)會議應(yīng)有正式的結(jié)尾。本次發(fā)布會安排在11：30結(jié)束，則應(yīng)該有午間酒會或自助宴會等，在會議結(jié)束時(shí)，由主持人通知時(shí)間與地點(diǎn)。  

發(fā)布會后，宴會前，一般在貴賓室安排更深入的采訪。  

值得說明的是，新聞發(fā)布會千頭萬緒，方法也盡有不同，尚有諸多細(xì)節(jié)不能在此反映，這只是方法的一種，更多的還待讀者在實(shí)踐中體會。