年會(huì)策劃的籌辦任務(wù)和工作清單

年會(huì)籌辦任務(wù)

1、會(huì)場(chǎng)總負(fù)責(zé)：主要工作：總體工作協(xié)調(diào)、人員調(diào)配。

2、策劃、會(huì)場(chǎng)協(xié)調(diào)、邀請(qǐng)嘉賓：主要工作：年會(huì)策劃、會(huì)議節(jié)目安排、彩排、成都年會(huì)策劃公司舞臺(tái)協(xié)調(diào);對(duì)外協(xié)調(diào)、現(xiàn)場(chǎng)資訊采集。

3、會(huì)議階段主持人：主持公司會(huì)議

4、晚宴階段主持人：主持整場(chǎng)晚宴，調(diào)動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)氣氛

會(huì)場(chǎng)布置會(huì)場(chǎng)內(nèi)

1、舞臺(tái)懸掛烘托氣氛的紅燈籠;四周墻壁掛烘托節(jié)日氣氛的裝飾

2、舞臺(tái)兩側(cè)放置公司簡(jiǎn)介海報(bào)，宣傳公司

3、布草選擇搭配：根據(jù)公司特點(diǎn)和宴會(huì)的特色臺(tái)布全部選用粉色桌布為臺(tái)低，成都年會(huì)策劃在其上面覆上白色的臺(tái)布，整套組合相得益彰，讓人看了身心舒暢，餐巾和臺(tái)布選擇同一款色系，既增強(qiáng)了美感又符合了主題。

餐具、酒具搭配：餐具選擇了光澤度較好陶瓷，陶瓷上鑲嵌有金色的竹葉，竹子四季常青象征著頑強(qiáng)的生命、青春永駐，配上晶瑩剔透的高腳杯，提升了整場(chǎng)宴會(huì)的檔次，使宴會(huì)顯得格外高雅。

餐巾折花：餐巾全部采用鉆石折花，既突出了公司的形象特點(diǎn)又彰顯了宴會(huì)的特色，裝飾美化了餐臺(tái)的氣氛。

4、大廳燈光設(shè)置：舞臺(tái)燈光由專(zhuān)業(yè)人員調(diào)制，用餐區(qū)的燈管則是設(shè)置成暖色調(diào)，讓顧客感到溫暖，不會(huì)有約束感，使整個(gè)氣氛顯得格外和諧、融洽、自然、輕松。

5、嘉賓接待、簽到：門(mén)口放置簽到桌，以記錄都有哪些客人到來(lái)

6、音響、燈光：，會(huì)前半小時(shí)檢查音響、燈光等設(shè)備。

7、物品準(zhǔn)備：主要工作：禮品、獎(jiǎng)品等物品的準(zhǔn)備。

會(huì)場(chǎng)外

1、充氣拱門(mén)放置賓館大門(mén)外主要通道;

2、賓館入口處掛紅布幅;

3、賓館內(nèi)放置指示牌;

4、設(shè)置迎賓員進(jìn)行引領(lǐng)

前期的準(zhǔn)備工作

1)活動(dòng)方案的申報(bào)辦理

2)活動(dòng)請(qǐng)柬的設(shè)計(jì)寄發(fā)

3)活動(dòng)場(chǎng)所的設(shè)計(jì)落實(shí)布置

4)活動(dòng)節(jié)目的征集和申報(bào)

5)有關(guān)新聞資料和新聞報(bào)道的編寫(xiě)

6)物資采購(gòu)

活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)工作

(1)、活動(dòng)全過(guò)程的接待(正式宴會(huì)開(kāi)始前的準(zhǔn)備工作之一,就是要安排席位。每個(gè)席位上放置好席位卡,每個(gè)席位卡上寫(xiě)上不同嘉賓的名字，突出公司特點(diǎn)，這樣既方便賓主入座、服務(wù)員上菜,也有利于宴會(huì)的統(tǒng)一管理。賓客入場(chǎng)時(shí),宴會(huì)廳門(mén)口的領(lǐng)臺(tái)員要熱情上前引導(dǎo)入座。宴會(huì)結(jié)束后，站在指定位置使用敬語(yǔ)，送客人。

(2)、活動(dòng)全過(guò)程的監(jiān)控和具體事物協(xié)調(diào)

(3)、現(xiàn)場(chǎng)攝像攝影及現(xiàn)場(chǎng)制度

(4)、現(xiàn)場(chǎng)各節(jié)目人員的落實(shí)

(5)、物資調(diào)配禮品和獎(jiǎng)勵(lì)的發(fā)放

(6)、現(xiàn)場(chǎng)的清理和保管