其實不管你是不是策劃會議的高手，倘若你只是站在舉辦方的立場角度上看問題，那么你必定會遇到各種困難。首先你要明了幾點：會議策劃你需要做什么、誰來策劃會議、會議類型、會議籌劃步驟等等。

1、需要做些什么

會議有各種類型，不同的會議需要不同的環(huán)境，召開會議是要達到一定的目的和目標。因此第一個重要步驟是收集方方面面的信息，通過收集這些信息可以制定出旨在完成手頭眾多工作的計劃。

2、誰來籌劃會議

從秘書到公司總裁，每個人多多少少都可能會參與會議的籌劃，只不過有人是專職從事這項工作，有的是兼任此職，此外還有其他職責。無論是專職還是兼職，最終結果，是使會議順利完成。他們的工作效率代表著主辦單位或公司的工作水平。

會議籌劃者的職責：作為會議籌劃者，要負責去做各種各樣的工作。下列的各項工作能反映會議籌劃者這一角色的多面性。善于與人共事；善于注意小節(jié)；善于解決問題；善于與人協(xié)商；能夠管理會議財務事宜；熟悉酒店運作；能夠安排恰倒好處的菜單；能夠熟練操作電腦；能夠熟練地與視聽服務公司打交道；能妥善接待貴賓和外國客人；熟知各種禮儀；行事果斷、執(zhí)著。

3、會議類型

銷售會議

一般是為了宣布開始銷售某種產(chǎn)品或銷售期限。例如季度銷售會議，或者是對前一個銷售期間進行總結和表彰。

年會

可以是公司股東大會，也可能是行業(yè)協(xié)會每年一次的會員大會。

產(chǎn)品發(fā)布會

是為了向專業(yè)群體和消費者介紹和推廣某一新產(chǎn)品。

研討會

是為了提供信息和討論該信息而舉辦的會議。研討會一般讓與會者相互交流并有意見反饋。

專業(yè)會議

是就某個領域的問題進行討論、咨詢和交流信息而召開的會議。一般包括主會和討論問題、解決問題的小組會議。

獎勵會議

是為了員工分銷商或客戶的出色工作表現(xiàn)進行表彰獎勵。

培訓會議

一般要用至少一天，多則幾周時間開展培訓活動的會議。這類培訓需要有特定的成都會議室場所，培訓內(nèi)容高度集中，由某個領域的專業(yè)培訓人員教授，而且通過培訓要實現(xiàn)某些目的和目標。

4、會議籌劃步驟

目的和目標：確定會議的目的和目標、制定會議議程是會議的重心所在。

會議的目標和目的有以下一些：

培訓；通知；教育；探討問題；做決策；引入新事物或介紹新人員；激勵；開發(fā)；展示；促進與改善；解決問題；討論如何贏利贏利

5、會議意見統(tǒng)一

在你籌劃一個會議時，你最好向上司、會議主辦人或會議主席描述一下會議的目的和要求達到的結果，如果你們的意見相符，你就可以做下一步的籌劃了：

預計召開會議的日期；會議預計召開幾天；打算在哪里召開會議；會議形式或程序是什麼；需要多大的場地；以前開過這樣的會議嗎？結果如何；將有多少人到會；會議預算是多少；與會者對費用開支很在意嗎？打算選用什麼級別的酒店和設施；打算選用最高級的房間標準是什麼；誰來制作會議邀請函；會議需要向與會者打印相關資料嗎？會議的發(fā)言人有哪些？會議需要什麼樣的視聽設備；需要食品、飲料的酒會、招待會有幾次；

與會者可以攜帶家屬嗎？打算為與會者安排一些特別活動嗎？打算為與會者及其家屬安排一些特別活動嗎？是否打算為與會者的家屬安排一些特別活動嗎？由誰來承擔這些活動的費用。